Quels sont les avantages, les inconvénients et les impacts attendus de l’implantation d’un système Enterprise Resource Planning (ERP) dans une entreprise ? Dans ce qui suit, les éclairages de Michel Richard, responsable des Systèmes d’Information Technologie chez Ernst & Young.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

C’est un système d’information intégré qui embarque plusieurs fonctionnalités en cohérence totale. Il permet de gérer le back-office d’une entreprise. Historiquement, il y avait plusieurs logiciels (achat, vente, comptabilité, gestion DRH, gestion des stocks…). Il fallait faire des liens entre ces différents logiciels. Aujourd’hui, il y a moyen avec un ERP, de tout gérer avec un seul logiciel.

Existe-t-il autant d’ERP que de secteurs industriels ?

On trouve deux niveaux d’ERP. Des ERP plus adaptés à des contextes de multinationales, et d’autres plus adaptés à des contextes de PME. C’est le paramétrage de l’ERP qu’il est possible de mettre en évidence la dimension sectorielle dans laquelle évolue une entreprise. Un ERP d’une entreprise pharmaceutique est différent de celui d’une industrie pétrolière, minière ou autre, même si au départ il a le même nom.

S’agit-il d’un système d’aide à la décision ?

Il gère l’ensemble des transactions informatiques, de la saisie d’entrée en stocks à l’écriture comptable, de la saisie commande fournisseur à la livraison client. En fait, il permet de suivre l’ensemble des transactions (mouvement de stocks, facturation, consommation de matière première, production…) dans le temps.

Le décloisonnement des différentes fonctions dans une entreprise, n’est-il pas préjudiciable ?

Il ne s’agit nullement d’un décloisonnement. C’est comme si on vivait tous dans un même immeuble. Nous ne sommes pas, pour autant, décloisonné. Les fonctionnalités restent celles des départements concernés. L’intérêt est qu’elles sont dans le même système.

Quelqu’un doit donc avoir une vision globale ? Si oui, quel est son rôle ?

Absolument. C’est ce qu’on peut appeler le « gardien du temple ». C’est l’officier de sécurité, qui a vocation à gérer les accès aux intervenants, selon leur fonction, d’autre part il prémuni l’entreprise contre les risques d’intrusions. Car lorsqu’on met tout ça sur un même système, la contrepartie c’est que lorsque vous arrivez à pénétrer le système vous avez entre les mains la totalité de l’entreprise. C’est un des risques de la centralisation, auquel on peut ajouter l’éventualité de l’arrêt du système qui touchera l’ensemble des fonctionnalités.

Et les avantages ?

Le premier des avantages, c’est que vous avez le même langage. Les interfaces, ce qu’on appelle les référentiels (clients, fournisseurs, articles…) sont uniques et sont partagés. Il y a aussi le fait de travailler en temps réel. Vous faites une entrée en stock, dans la seconde qui suit l’écriture comptable est passée. Vos indicateurs de gestion se calculent en temps réel. Vous n’avez pas besoin d’attendre la fin du mois pour savoir si vous avez gagné ou perdu de l’argent. A l’inverse, il y a un petit défaut (mais qui a été une qualité parce que les ERP existent depuis 20 ans), c’est que ça responsabilise un certain nombre de fonctions. Quelqu’un qui fait une entrée en stock, s’il se trompe en rajoutant un ou deux zéros à la quantité entrée, le système l’accepte, et à la fin du mois, lorsqu’on fait une centralisation comptable, l’on se rend compte que le résultat comptable est complètement aberrant.

Il y a donc une traçabilité.

Absolument. La traçabilité est un avantage fort de l’ERP, ce qui oblige chaque acteur à responsabiliser sa saisie puisqu’elle a un impact direct et en temps réel sur la comptabilité.

Toute PME, quelque soit sa taille et son secteur d’activité a besoin d’un tel outil ?

Ça peut être utile même pour une PME. Le problème c’est plus d’être mur ou pas dans la connaissance de ses transactions et de son business. Si vous avez une kyrielle d’outils, et que vous voulez avoir un seul système parce que vous avez des problèmes de mise à jour permanents et des problèmes d’incohérence, ça a un sens. Si vous faites beaucoup de choses manuellement, et demain vous décidez de sauter une étape et d’aller directement vers un système intégré, ça peut être compliqué. Parce que le système intégré va chercher à normaliser votre façon de travailler, ce dont vous n’avez pas l’habitude. L’intégrateur de ce genre de système va devoir vous poser, en tant qu’entreprise, un certain nombre de questions, ce qui vous obligera à avoir une vision assez logique de la manière dont vous gérer. Si cette vision n’est pas complètement aboutie, ça peut être compliqué.

S’agit-il d’une application standard ou bien il va falloir faire un effort de programmation pour adapter ?

En fait, il y a les deux. Il y a une bonne partie de standard. Et l’autre partie concerne le paramétrage, et non pas un langage de développement. Tout est développé dans l’outil, par contre, dans la manière de la paramétrer l’outil sera plus proche de ce que vous cherchez et de choisir ce qui vous convient le mieux.

Faut-il passer à la comptabilité analytique pour passer à ce système ?

Pas forcément. On peut bien désactiver la comptabilité analytique. Sauf que lorsque vous désactivez plusieurs de fonctionnalités de ce genre, ça beaucoup moins de sens de passer à ce système intégré.

Est-il possible de normaliser l’introduction des données pour éviter les erreurs ?

C’est un des exemples de paramétrages. Vous pouvez très bien dire à l’outil, « si vous me saisissez une quantité supérieure à 1.000 ou un montant de X millions de DA, envoyez un message d’alerte à l’utilisateur (le gestionnaire du stock) pour lui demander de confirmer la valeur introduite ».

Est-ce que l’élément stratégie d’une entreprise apparaît lorsque quelqu’un peut s’introduire dans le système ?

Oui, mais c’est plus sur les données. Par exemple, ma politique de tarification, qui peut être considérée comme stratégique, est dans un ERP. Le fait que je décide d’avoir des prix plus importants sur certains produits que sur d’autres, le fait que j’accorde des remises plus fortes pour certains clients qu’à d’autres, toute cette politique là figure dans l’ERP, de même que la composition d’un produit fini. Toutes les parties gestion de production, fichiers clients, marges et tarifications sont des éléments stratégiques qui doivent êtres protégés de façon assez forte.

Les DSI sont-ils les régulateurs du système ou existe-t-il d’autres intervenants ?

En général, le DSI c’est la personne qui gère le système. C’est lui qui prend en général la main en premier, pour proposer la mise en place d’un ERP, mais ce n’est certainement pas lui qui va le mettre en œuvre. Ce sera forcément le responsable du métier. Ce qu’on souhaite faire en matière de vente, de tarification, de contrôle… etc., c’est au responsable des ventes de le dire.

Une entreprise qui implémente ce genre de système, serait-elle mieux appréciée par des partenaires étrangers ?

Ça dépend du contexte. Si un groupe étranger cherche à racheter une petite PME, le fait qu’elle ait un système standard connu au niveau mondial, lui donne une impression de robustesse plus forte. Par contre, si je suis client ou fournisseur, ce n’est pas parce que vous utilisez un ERP que ce qu’il y a dedans est forcément juste. Vous pouvez avoir des ERP pour lesquels les données qui sont introduites sont complètement erronées.

Qui sont les fabricants des ERP ?

Le marché des grands éditeurs de logiciels, dont les plus connus sont SAP, Oracle/Peoplesoft, Microsoft, SSA et d’autres, a vite compris que le nombre d’entreprises mondiales était assez limité et qu’il fallait qu’il se tourne vers des systèmes ERP « light », donc plus simples et plus adaptés au monde de la PME. Il existe des versions d’ERP très complexes, faits pour refléter la complexité de l’entreprise, et d’autres qui sont très simples et qui sont faites pour des entreprises qui ont parfois 30 salariés. Dans ce cas, nous avons des outils minimalistes, mais appelés à évoluer si l’entreprise enregistre une croissance forte.